Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media — baik kertas, foto, film, rekaman suara, maupun bentuk digital — yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, organisasi, perusahaan, maupun perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Arsip memiliki fungsi strategis sebagai:
1. Alat bukti yang otentik dan terpercaya dalam berbagai kegiatan administrasi dan hukum.
2. Sumber informasi bagi pengambilan keputusan.
3. Bukti pertanggungjawaban nasional atas seluruh penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara.
Berbeda dengan bahan pustaka di perpustakaan, arsip memiliki ciri khas:
- Unik: hanya tercipta satu kali.
- Utuh: tidak dapat dipisahkan dari konteks penciptaannya.
- Saling berkaitan: membentuk jaringan informasi administratif.
Berdasarkan asas asal-usul (provenance) dan asas aturan asli (original order).
Keterkaitan Arsip dengan Risiko Hukum
Arsip memiliki peran penting dalam aspek hukum dan akuntabilitas. Hilangnya, rusaknya, atau dimanipulasinya arsip dapat menimbulkan risiko hukum serius, antara lain:
- Gugatan hukum akibat tidak tersedianya bukti administrasi yang sah.
- Sanksi pidana dan perdata bagi pihak yang lalai atau sengaja merusak arsip (diatur dalam Pasal 86–87 UU 43/2009).
- Kerugian negara karena tidak dapat dipertanggungjawabkannya penggunaan anggaran, aset, atau kebijakan.
Dengan demikian, pengelolaan arsip yang baik dan sesuai ketentuan hukum merupakan bagian integral dari sistem tata kelola pemerintahan dan organisasi yang transparan, akuntabel, dan berintegritas.
